La gestión de una Propiedad Horizontal (PH) en Panamá ha evolucionado más allá del mantenimiento físico y las cuotas de administración. Hoy, la administración de un PH implica también un papel importante en la custodia de datos personales de residentes, visitantes y terceros, debido a la enorme cantidad de información sensible que se maneja en la vida cotidiana de una comunidad.
Según la Asociación de Profesionales Administradores de PH (Adepaph), todo PH actúa como responsable del tratamiento de datos personales, lo que coloca al administrador en la posición de custodio bajo el marco de la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales.
La directora de Propiedad Horizontal del Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial, Wendy Caballero, ha señalado que esta responsabilidad implica transparencia, seguridad y cumplimiento legal como pilares que determinan si la convivencia será armoniosa o no.
La responsabilidad de cuidar datos va desde el uso de sistemas de vigilancia, la gestión de bases de datos de visitantes en las garitas, hasta el manejo de correos electrónicos o grabaciones de asambleas. Según Roberto Ordóñez, miembro de Adepaph, esta información sensible circula constantemente y debe gestionarse con la misma seriedad con que se manejan las finanzas del edificio.
Además de los requisitos de la Ley 284 de 2022 que regula el régimen de PH —como el “Principio de Confidencialidad”— es la Ley 81 de 2019 la que establece los principios definitivos aplicables, como finalidad, proporcionalidad, seguridad y transparencia, así como medidas técnicas y organizativas para la protección de la información.
Las sanciones por incumplimiento pueden incluir multas, amonestaciones e incluso la suspensión del tratamiento de datos, aplicadas por la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).
Ante estos retos, Adepaph recomienda que las juntas directivas implementen políticas internas de protección de datos, acuerdos de confidencialidad con el personal y la dirección, y un control estricto del acceso a las bases de datos.
En el ámbito digital, priorizar el uso de correos institucionales en lugar de cuentas personales y evitar divulgar información sensible en grupos informales como WhatsApp se considera una buena práctica para mitigar riesgos.
La capacitación constante en protección de datos es una necesidad urgente para cerrar brechas existentes, especialmente en PH pequeños donde aún existe formación técnica limitada.
Lectura original (nota de prensa):
Protección de datos personales, ¿qué rol asumen los PH en Panamá? – La Estrella de Panamá
https://www.laestrella.com.pa/economia/proteccion-de-datos-personales-que-rol-asumen-los-ph-en-panama-EC20000576